Informacja o polityce prywatności –Polityka rekrutacyjna

W niniejszej informacji wyjaśniamy, jakie dane osobowe użytkownika gromadzimy, w jaki sposób się to odbywa oraz jak wykorzystujemy i udostępniamy informacje dotyczące użytkownika w procesie rekrutacji. Mamy obowiązek udzielania takich informacji zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych.

Kto gromadzi dane?

CMR Surgical jest „administratorem danych”, w związku z czym gromadzi i wykorzystuje pewne informacje dotyczące użytkownika.

Zasady ochrony danych

Przy gromadzeniu i wykorzystywaniu danych osobowych użytkownika przestrzegamy zasad ochrony danych określonych w naszej polityce ochrony danych.

Gromadzone dane

Przed etapem wyłaniania kandydatów i w trakcie tego etapu procesu rekrutacyjnego możemy gromadzić następujące dane:

Imię i nazwisko oraz dane kontaktowe (adres, numer telefonu stacjonarnego i komórkowego, adres e-mail);
Szczegółowe informacje dotyczące kwalifikacji, doświadczenia, wcześniejszego zatrudnienia (w tym stanowiska, poziomu wynagrodzenia i godzin pracy) oraz zainteresowań;
Pochodzenie etniczne, płeć, wyznanie lub przekonania; Informacje dot. karalności;
Dane osób udzielających referencji;
Inne szczegóły zawarte w CV i liście motywacyjnym.

Po zakończeniu etapu selekcji kandydatów, a przed podjęciem ostatecznej decyzji o zatrudnieniu możemy gromadzić informacje wymienione poniżej. Nie wszystkie wymienione kategorie dotyczą wszystkich użytkowników.

Informacje o wykształceniu lub dotychczasowym zatrudnieniu, w tym informacje na temat skarg, nagan, wyróżnień, czasu pracy i obecności, osób udzielających referencji w imieniu wcześniejszych pracodawców lub placówek edukacyjnych;
Informacje dotyczące wykształcenia i kwalifikacji zawodowych;
Informacje dotyczące karalności, podstawowe lub rozszerzone informacje z rejestru karnego;
Obywatelstwo lub status obcokrajowca i informacje ze stosownych dokumentów, takich jak paszport, oraz innego rodzaju informacje na temat tożsamości i statusu związanego z imigracją;
Kopia prawa jazdy.

Dlaczego gromadzimy dane i w jaki sposób je wykorzystujemy?

Zazwyczaj będziemy gromadzić i wykorzystywać te dane w celu:

podjęcia działań prowadzących do zawarcia umowy;
dopełnienia obowiązków wynikających z przepisów (np. obowiązku sprawdzenia, czy dana osoba posiada pozwolenie na pracę w Wielkiej Brytanii);
realizacji zadań wykonywanych w interesie publicznym; oraz
w uzasadnionym interesie, o ile interesy, prawa i wolności użytkownika nie mają przed nim pierwszeństwa.

Dążymy do zapewnienia, aby dane były zawsze gromadzone i wykorzystywane zgodnie z zasadą proporcjonalności. Będziemy informować o wszelkich istotnych zmianach w zakresie gromadzonych danych lub celów ich gromadzenia i przetwarzania.

W jaki sposób gromadzimy dane?

Możemy gromadzić dane od użytkowników, osób udzielających referencji (których dane zostały podane przez użytkownika), placówki edukacyjnej, innego podmiotu prowadzącego działalność związaną z pracą zawodową, podmiotu prowadzącego rejestr karny (Disclosure and Barring Service, DBS) czy brytyjskiego Ministerstwa Spraw Wewnętrznych (Home Office).

W jaki sposób możemy udostępniać dane?

Niektóre wymienione powyżej kategorie danych osobowych możemy udostępniać również innym podmiotom. Aplikacja będzie zamieszczona w wykorzystywanym przez spółkę systemie monitorowania kandydatów People HR, a osoby obsługujące system będą miały dostęp do danych osobowych użytkownika. Wewnątrz organizacji do danych użytkownika dostęp będą mieli menedżerowie zatrudniający, kierownictwo wyższego szczebla oraz pracownicy działu IT CMR.

Zazwyczaj dane zostaną zanonimizowane, ale nie zawsze będzie to możliwe. Wszystkie osoby, które mają dostęp do danych, będą zobowiązane do zachowania poufności. Może się zdarzyć, że będziemy musieli udostępnić pewne dane osobowe w celu spełnienia obowiązków wynikających z przepisów.

Gdzie można przechowywać dane?

Dane mogą być przechowywane w naszych biurach, w systemie poczty elektronicznej CMR oraz w systemie monitorowania kandydatów People HR.

Jak długo przechowujemy dane?

Za zgodą użytkownika będziemy przechowywać dane w trakcie procesu rekrutacji i po jego zakończeniu przez okres nie dłuższy niż jest to konieczne z uwagi na cel przetwarzania danych. Okres przechowywania danych zależy od tego, czy rekrutacja zakończy się sukcesem, a kandydat zostanie zatrudniony, a także od charakteru danych oraz celu ich przetwarzania.

Ponieważ aktualnie jesteśmy w fazie rozwoju, aplikacja może być rozpatrywana w przyszłości. Dlatego też proponujemy zachowanie informacji o wszystkich kandydatach w naszej puli talentów przez okres 12 miesięcy. Jeżeli osoba aplikująca chce, by jej dane zostały usunięte lub zmienione, powinna skontaktować się z nami, korzystając z adresu e-mail przeznaczonego do rekrutacji lub kontaktując się z naszym inspektorem ochrony danych.

Dostęp do danych osobowych, ich aktualizacja i usuwanie

Prosimy o kontakt w przypadku konieczności poprawienia danych, chęci uzyskania informacji na temat przechowywanych przez nas danych lub w przypadku pytań związanych z niniejszą polityką prywatności. W pewnych okolicznościach istnieje również możliwość zwrócenia się o usunięcie określonych (choć nie wszystkich) przechowywanych i przetwarzanych przez nas danych (tzw. prawo do bycia zapomnianym). Na życzenie użytkownika udzielamy dodatkowych informacji na temat prawa do bycia zapomnianym.

Bezpieczeństwo danych osobowych

Wprowadziliśmy odpowiednie zabezpieczenia służące zapobieganiu przypadkowej utracie danych osobowych oraz wykorzystywaniu ich lub uzyskiwaniu do nich dostępu w sposób niedozwolony. Ograniczamy dostęp do danych osobowych użytkownika, udzielając go jedynie osobom, które faktycznie muszą go mieć. Przetwarzanie danych użytkownika odbywa się tylko w sposób dozwolony i z zachowaniem poufności.

Dysponujemy również procedurami na wypadek podejrzeń naruszenia bezpieczeństwa danych. Użytkownik i właściwy organ regulacyjny będą informowani o podejrzeniu naruszenia bezpieczeństwa danych, gdy jest to wymagane prawem.

Dane kontaktowe

Mamy nadzieję, że będziemy w stanie odpowiedzieć na każde pytanie i rozwiać wszelkie obawy dotyczące wykorzystywania danych użytkownika. Aby uzyskać informacje, należy skontaktować się z naszą Inspektor Ochrony Danych (Rebekah Ley – [email protected]).

Jeżeli nie będziemy mogli odpowiedzieć na zapytanie, należy zwrócić się do Rzecznika ds. Informacji (Information Commissioner) – ico.org.uk/concerns/ lub kontaktować się telefonicznie: 0303 123 1113 w celu uzyskania dodatkowych informacji o przysługujących prawach i możliwości złożenia oficjalnej skargi.